Das Referenzdokument und die Erfassungs-Vorlage entsprechen der Struktur Ihres Projekts.
Sie sind von der Administrationsoberfläche des Tools aus konfigurierbar.
Dieser Schritt ermöglicht es, Ihre Daten nach Kategorie und Unterkategorie zu klassifizieren. Man spricht auch von Positionen und Unterpositionen oder von Achsen - Schwerpunkten für CSR-Projekte.
Die Strukturierung Ihres Projekts gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Daten, die Sie erfassen müssen.
So sieht ein Referenzsystem aus
Die Kategorien (Energie, Transporte, Investitionen, Abfälle usw.) und die Unterkategorien (Gas, Elektrizität, Luftfahrt, Eisenbahn, Informatik usw.) sind gut wiederzuerkennen.
Jede Datenangabe muss unbedingt einer Unterkategorie zugeordnet werden, damit sie in die Berechnung Ihrer Bilanz einfließt.
Die Erstellung des Referenzdokuments ist der logische Schritt nach Erstellung des Flussdiagramms, welches Sie in Ihrer Organisation durchgeführt haben (Artikel zum Flussdiagramm).
Die Erfassungs-Vorlage kommt nach der Erstellung des Referenzdokuments zum Einsatz.
Hier gehen wir ins Detail, indem wir Zeilen erstellen, die den Daten entsprechen, die Sie erfassen werden.
Jede Zeile entspricht einer bestimmten Datenangabe, die einer Unterkategorie Ihres Referenzdokuments zugeordnet ist.
Für jede Datenangabe finden sich die zugehörige Kategorie und Unterkategorie, der Name der Datenangabe, die Einheit (kWh, kg, Liter usw.), der zugehörige Emissionsfaktor, der Wert und die Unsicherheit des Emissionsfaktors, die zugehörigen Tags und schließlich die Anzahl der betroffenen Entitäten.
Sobald alle Datenangaben erstellt sind, können Sie mit der Erfassung beginnen.