L'import en masse permet d'ajouter un grand nombre de facteurs d'émission (FE) en une seule opération à l'aide d'un fichier Excel.
Cette fonctionnalité complète la création manuelle de FE et permet d'enrichir rapidement une source de données de manière autonome.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Pilotes : accès limité aux sources privées de leur organisation, avec une limite de 500 FE par import.
Partenaires: accès limité aux sources privées de leur propre organisation + les sources des organisations affiliés qu'ils accompagnent dans l'outil, avec une limite de 500 FE par import.
Comment fonctionne l'import en masse ?
L'import se déroule en plusieurs étapes :
Accéder à la page Facteurs d'émission dans l'administration.
Cliquer sur Importer des FE.
Sélectionner une source
Télécharger le template Excel.
Compléter le fichier.
Importer le fichier dans la plateforme.
Corriger les éventuelles erreurs détectées.
Valider l'import.
Une fois validés, les FE sont ajoutés à la source sélectionnée et deviennent disponibles dans vos projets.
Voici le détail étape par étape du process d'import
Créer ou sélectionner la source
Avant tout import, la source de données doit exister dans la plateforme.
Vous ne pouvez importer que vers une source à laquelle votre rôle vous donne accès.
Si vous n'avez pas de source propre à votre organisation il faudra en créer une avant l'import.
Télécharger le fichier template
Téléchargez le template depuis l'interface d'import.
Vous aurez un dossier avec plusieurs fichier:
une note tuto au format .pdf
les template d'import traduits dans les différentes langues de l'outil.
Il suffit d'ouvrir le fichier de votre langue.
Compléter le fichier
Remplir l'onglet Data
Colonnes obligatoires
Seules les colonnes avec un fond bleu foncé sont obligatoires avec le libellé *. Elles correspondent aux champs structurels de la base de données, dont les valeurs doivent être en anglais (contrainte d'architecture).
Les colonnes multilingues (recommandé)
Si vos utilisateurs travaillent dans une langue autre que l'anglais, il est fortement conseillé de renseigner également :
Colonne A-H : Nom du FE
Colonne I-P : Mots-clés
Colonne Q-X : Commentaires
Conseils utilisation template pour multilingue :
Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser des fonctions de traduction automatique :
Sous Microsoft Excel → fonction
TRANSLATESous Google Sheets → fonction
GOOGLETRANSLATE
Exemple avec GOOGLETRANSLATE :
=GOOGLETRANSLATE(A2;"en";"fr")
Traduit la valeur de la cellule A2 de l'anglais vers le français.
Colonnes à valeurs imposées : ⚠️ Règle critique
Les trois colonnes suivantes n'acceptent que des valeurs prédéfinies, listées dans les menus déroulants dédiés du template (à ne pas modifier):
Colonne Localisation géographique
Colonne Catégorisation
Colonne Unités (kgCO2e/XX)
❌ Si une valeur ne correspond pas exactement à la liste, l'import sera bloqué.
Si une localisation, une catégorisation ou une unité dont vous avez besoin est absente de la liste, formulez une demande d'ajout directement avec votre chef de projet ou via le support.
Colonne ID
Chaque facteur d'émission doit posséder un identifiant unique (ID).
Cet ID est fondamental, il permet à la plateforme de reconnaître un FE au fil du temps et de proposer sa mise à jour. C'est cette ID qui permettra de faire le lien entre les différentes version de source.
Décomposition par gaz
Si un FE est décomposé par gaz (CO2, CH4, N2O…), renseignez les colonnes AG à AM pour chaque gaz. L'ID reste unique sur une seule ligne.
Décomposition par poste
Un FE peut être réparti sur plusieurs postes. Dans ce cas, il occupe plusieurs lignes avec le même ID, mais des postes différents en colonne AF.
Exemple :
ID = FE-001 / Poste = Énergie
ID = FE-001 / Poste = Intrants
⚠️ lorsqu’un même identifiant (ID) est utilisé sur plusieurs lignes, la valeur renseignée dans la colonne AF doit être différente pour chacune de ces lignes.
Par ailleurs, la structure du facteur d’émission doit obligatoirement être définie comme « Décomposé par poste » ou « Décomposé par poste et gaz ».
Dans le cas contraire, l'import ne pourra pas être traité correctement.
Importer le fichier
Une fois le fichier complété, importez-le dans la plateforme.
Deux niveaux de contrôle sont effectués automatiquement :
1. Vérification du fichier : détection des erreurs de format (colonnes obligatoires manquantes, valeurs non autorisées…)
Si erreur : un message indique le problème.
Corrigez le fichier et réimportez.
Si OK : passage à l'étape suivante.
2. Prévisualisation dans l'outil ligne par ligne : chaque FE est affiché avec son statut (valide / invalide).
Si erreur : corrigez le fichier et réimportez OU supprimez la ligne du FE concerné directement dans le tableau (celui-ci ne sera pas importé).
Si OK : validez l'import pour intégrer les FE dans la source.
Utiliser vos FE importés
Une fois l'import validé, vos FE sont disponibles dans l'outil et peuvent être utilisés dans vos projets.
Questions - réponses
Puis-je modifier des facteurs d'émission existants via un import ?
Non, l'import en masse ne permet jamais de modifier ou de supprimer des FE déjà actifs. Il permet uniquement d'ajouter de nouveaux FE à une source.
Si un identifiant (ID) présent dans le fichier correspond déjà à un FE existant dans la plateforme, celui-ci sera ignoré lors de l'import.
À quoi sert l'identifiant (ID) d'un facteur d'émission ?
L'ID est l'identifiant unique du FE.
Il permet à la plateforme :
de reconnaître et d'assurer un suivi des FE dans le temps
de relier différentes versions d'un même FE
Si vous souhaitez mettre à jour la valeur d'un FE il faut avant tout créer une nouvelle version de source puis créer votre FE en renseignant ce même ID.
Ainsi avec la fonctionnalité de mise à jour des FE, nous vous proposerons la nouvelle version de source du FE avec la nouvelle valeur.
Que se passe-t-il si j'utilise un ID déjà existant ?
Si vous souhaitez importer un FE avec un ID déjà présent dans l'outil sur la même version de source alors il ne sera pas importé une seconde fois.
En revanche si vous importez un FE avec un ID déjà existant pour une nouvelle version de source, l'import fonctionnera.
Pourquoi certains FE n'apparaissent-ils pas dans les templates de collecte ?
Dans la plupart des cas, cela est lié aux informations multilingues.
Vérifiez que les champs suivants ont bien été renseignés dans la langue utilisée par votre projet :
Nom du FE
Mots-clés
Commentaires
Ces informations facilitent la recherche et l'affichage des FE lors de la collecte.