ℹ️ Le template de collecte regroupe l'ensemble des données de votre projet.
Il s'agit du 2nd niveau de hiérarchisation après le Référentiel où vous avez défini les Postes -> Sous-postes (Axes -> Enjeux pour la RSE).
Concrètement, il regroupe toutes les données que vous allez devoir collecter pour établir votre bilan.
Vous retrouverez donc ici l'ensemble des informations essentielles pour chaque données (entités concernés, facteur d'émissions, unités, etc..)
Dans l'outil le template est organisé en format tableau. Chaque donnée est représentée par une ligne et l'ensemble des informations d'une donnée peuvent être modifiée directement depuis ce tableau. Vous n'êtes pas obligé d'entrer dans le formulaire d'édition de la donnée (sauf cas d'usage particulier détaillé en bas de cet article)
C'est un gain de temps considérable si vous souhaitez ajouter/modifier plusieurs données.
Ajouter une donnée
Pour ajouter une donnée il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter une donnée".
Une nouvelle ligne apparait sur le tableau, vous devez renseigner l'ensemble des informations (💡pensez à bien attribuer une ou des entités à votre donnée afin qu'elle apparaisse dans la collecte côté outil).
Poste -> Sous-poste: Il faut sélectionner le sous-poste correspondant dans le menu déroulant (ils sont identifiables grâce aux pictogrammes)
Nom de la donnée: Un champ texte pour renseigner/modifier le nom de la donnée
Facteur d'émission (FE): Un champ de recherche pour trouver le FE correspondant.
Valeur du FE: La valeur se mettra à jour une fois le FE sélectionnée
Unité du FE: L'unité du FE correspond à l'unité de la valeur que vous devez collecter. Elle se met à jour une fois le FE sélectionné.
Statut: Cette colonne permet de collaborer avec les autres personnes qui ont accès au projet (Pilotes, chef·fe de projet Toovalu). Elle permet de donner un statut au paramétrage de la donnée.
Ce sont les colonnes qui seront affichées par défaut à l'ouverture de votre template.
Pour un projet RSE les colonnes FE, Valeur du FE et Unité du FE ne sont pas présentes. Elles sont remplacées par:
Format de la donnée: Numérique, Texte libre, Oui/Non.
ID Client: voir l'article 👉 À quoi servent les ID ?
Unité: c'est à vous de déterminer l'unité de la donnée à collecter
Vous avez la possibilité d'afficher des colonnes supplémentaires en cliquant sur cette icône en haut à droite
L'ensemble des entités et des tags qui ont été créés sur ce projet seront disponible.
Pour afficher les entités vous devez cocher la case "Entité·s concernée·s". Vous pourrez ensuite sélectionner les entités voulu via un menu déroulant dans le tableau.
Pour chaque tag de donnée une colonne supplémentaire sera disponible à la sélection (exemple ci-dessus: Scope et BU)
Les tags d'entités eux seront disponibles dans une seule colonne: "Tag d'entités". Il faudra ensuite sélectionner dans le tableau ceux que vous souhaitez appliquer à votre donnée via un menu déroulant.
Modifier les données
Pour modifier les données trois solutions s'offrent à vous:
Modifier les éléments directement dans les champs correspondants dans le tableau.
Entrer dans la page de formulaire d'édition d'une donnée pour modifier les éléments. Pour cela il faut cliquer sur les 3 points situés au début de la ligne sur la donnée correspondante ⬇️
Grâce au format tableau vous pouvez sélectionner une ou plusieurs données à l'aide des cases.
Une fois les lignes sélectionnées vous pouvez effectuer des actions en masse et modifier:
les sous-catégories
les tags d'entités
les entités
les tags
le statut
Ce que vous aurez choisi s'appliquera à l'ensemble des lignes sélectionnées et vous permet ainsi de gagner un temps précieux !
En cliquant sur les 3 points à la suite des actions modifiables vous avez la possibilité de supprimer ou dupliquer les données sélectionnées ⬇️
Commentaires
L'intérêt de ce tableau est également de renforcer la collaboration entre les personnes qui sont amenées à interagir sur le template et y effectuer des modifications.
Avec les Statuts, vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires sur les données.
Depuis les 3 points qui vous permettent d'accéder aux actions d'une donnée vous avez un bouton "Voir les commentaires".
Une nouvelle page s'ouvre pour que vous puissiez ajouter un commentaire à cette donnée. Les personnes ayant accès au template pourront les consulter et également vous répondre. Les différents commentaires s'afficheront comme un fil de discussion avec le nom de la personne, la date et l'heure.
Vous pourrez supprimer votre commentaire si nécessaire.
Filtrer les données
Vous pouvez filtrer les données du tableau par Postes -> Sous-postes ou par Entités avec le bouton "Filtrer" situé en haut à droite du tableau.
Si vous recherchez une donnée en particulier vous pouvez vous aider de la barre de recherche.
Quelques précisions à savoir
Vous avez besoin d'entrer dans le formulaire d'édition de la donnée pour:
indiquer des informations à destination des collecteur·ices (champs "Information").
ajouter des tags d'agrégations (Les tags d'agrégation).
traduire le nom de la donnée en différente langues. Par défaut dans le tableau le nom de la donnée et l'unité sont dans la langue du projet (La langue par défaut du projet)
Pour figer la première ligne et la première colonne du tableau vous pouvez le mettre en plein écran grâce à ce bouton 👉
Cela permet de naviguer plus facilement et de garder visible les informations importantes du tableau.
Très utile si vous avez beaucoup de lignes et beaucoup de colonnes.