Il est possible de construire dans l'outil un projet se basant sur un bilan carbone déjà réalisé par un client.
Les fichiers de calcul de bilan carbone peuvent avoir différentes formes. Les plus classiques sont :
Toutes les lignes de collecte sont dans la même feuille de calcul,
Il y a un onglet par poste d'émission du bilan carbone.
Dans les deux cas, avant de se lancer, il faut s'assurer :
D'avoir accès aux FE qui ne proviennent pas de la base Empreinte pour pouvoir les créer dans l'outil,
D'avoir bien compris les attentes clients vis-à-vis de l'analyse.
Voici les bonnes pratiques pour réussir son intégration d'historique :
1 - Définir la structure à entrer dans l'outil
Il faut construire :
Le référentiel. Si le fichier est construit avec un onglet par poste, il suffit de suivre ces postes d'émission. Il faut ensuite déterminer des sous postes. Soit une colonne existe dans le fichier, il est alors possible de la suivre, sinon il convient de trouver des sous postes d'émissions pertinents. Dans le cas où toutes les données sont regroupées dans la même feuille de calcul, de la même manière, s'il n'existe pas de colonne qui indique les postes et les sous postes, il faut déterminer une structure pertinente.
Les entités. Pour cela, il faut déterminer si certaines données sont répétées. Si c'est le cas, il faudra déterminer des entités. Si toutes les données sont uniques, il n'y a qu'une seule entité. Il faut toujours garder en tête que l'entité est le plus petit niveau de granularité, et que des regroupements d'entités pourront ensuite être faits grâce aux tags d'entité.
Les tags : il y a parfois déjà des critères d'analyse qui sont dans le fichier. Il faut alors les transformer en tag dans l'outil. S'il n'y en a aucun dans le fichier client, il faut se questionner sur ses besoins d'analyse pour en créer en conséquence, ou alors utiliser les tags classiques déjà présents dans le projet bilan carbone lors de l'initialisation (scope, mode de fret et déplacement).
Les champs d'information. S'il y a une colonne qui s'apparente à des commentaires sur les données, il peut être pertinent de les reporter dans le champ information de l'outil.
Dans tous les cas, il y a plusieurs façons de structurer son projet qui pourraient permettre de répondre aux attentes des clients. Il s'agit ici de s'assurer de choisir la méthode qui nous permettra d'aller le plus rapidement par la suite. Une méthode sera plus rapide si elle demande d'intégrer moins de lignes de collecte, et si elle permet de remplir facilement un fichier d'import.
Il est important de passer suffisamment longtemps sur cette étape, car c'est ce qui va déterminer le bon déroulement de la suite du projet.
2 - Fichier template de collecte propre
Une fois la structure déterminée, il faut remplir le fichier Excel "template de collecte". Pour cela, créez une copie de ce fichier et remplissez-la. Afin de faciliter l'import dans la suite du projet, essayez au maximum de conserver les noms des données exactement comme ils sont écrits dans le fichier client. Attention aux données qui ont le même nom, mais qui ont des différences, par exemple si elles ont des tags de données ou des FE différents, ou ne sont pas dans le même poste. Dans ce cas, il faut essayer d'éviter de garder le même nom de donnée, car cela peut poser des problèmes lors du remplissage du fichier d'import.
S'il faut changer le nom d'une donnée, créez une colonne dans le fichier client avec "nom de la donnée Toovalu Impact" qui permettra de relier facilement la ligne Excel au fichier d'import. Cela peut aussi être utile si vous souhaitez fusionner certaines lignes qui ont le même FE par exemple.
Si vous devez dupliquer de nombreuses lignes, car elles n'ont pas les mêmes tags par exemple, il faut se requestionner sur la structure du projet, il y a surement une façon plus rapide de faire.
3 - Paramétrer les lignes de collecte
Une fois le fichier template au propre, il s'agit de paramétrer les lignes de collecte dans l'outil. Soyez méthodique et rigoureux·se pour être sûrs de ne rien oublier. Vous pouvez consulter la FAQ sur la partie Administration au besoin.
4 - Importer les données dans l'outil
Exportez le référentiel de collecte vide et remplissez-le à partir du fichier client à l'aide d'une fonction Excel =rechercheV() par exemple, ou à la main si ce n'est pas possible. Lisez l'article FAQ à ce propos avant de vous lancer.
5 - Vérifier que l'import est bon
Afin de s'assurer que l'import s'est ben passé, il est primordial de faire un contrôle de cohérence sur le projet. Dans un premier temps, comparez dans la partie analyse les totaux obtenus par l'outil et par le fichier client. Attention, l'outil arrondi les valeurs, gardez le en tête lors de votre comparaison. Une fois le total comparé, il s'agit de regarder les émissions totales par postes, ou par tags selon ce qui est le plus facile à faire en fonction du fichier client.
Si ces différentes valeurs sont très différentes, cherchez les erreurs en commençant par les données les plus émissives. Pour ce faire, vous pouvez trier dans la partie collecte de l'outil par émission.
Les erreurs peuvent être dues à des FE différents ou à une erreur de valeur lors de la construction du fichier d'import. Il est aussi possible qu'il y ait un oubli de donnée.
Notez bien : les FE de l'outil sont arrondis à trois chiffres après la virgule, ce qui peut expliquer certains écarts minimes.
Félicitations, vous avez intégré votre projet bilan carbone dans l'outil Toovalu Impact !!