Dans Toovalu Impact, vous pouvez rattacher à votre projet les documents qui justifient votre démarche : note méthodologique, cartographie des flux, synthèse des mobilisations, protocole de reporting, etc. Ils sont regroupés dans l'onglet Documents du projet, aux côtés des autres modules (campagnes, entités, etc.), et peuvent être associés à une campagne. Vous n'avez plus besoin de les stocker en dehors de l'outil.
Cette fonctionnalité est disponible pour les projets Climat comme RSE. Pour un Bilan Carbone®, elle vous permet de conserver avec votre projet les livrables attendus par la méthode Bilan Carbone® V9.
L'ajout d'un document est purement informatif : les documents sont consultables uniquement depuis l'onglet Documents du projet. Ils n'apparaissent pas dans les autres modules (Collecte, Analyse, etc.) et n'ont aucun effet sur vos données ni sur vos calculs.
Qui peut ajouter des documents ?
L'onglet Documents se trouve avec les autres modules du projet (campagnes, entités, etc.). Il est accessible aux utilisateurs qui peuvent modifier le projet : Pilote global, Partenaire et Pilote de projet (pour les projets qui lui sont attribués).
Quels types de documents ?
Chaque document est classé dans l'un des types suivants :
Type de document | Exemples d'usage |
Note méthodologique | Hypothèses, périmètre et choix de calcul du projet |
Cartographie des flux | Représentation des flux physiques et des postes d'émission |
Synthèse des mobilisations | Bilan des parties prenantes mobilisées pendant la démarche |
Protocole de reporting | Règles de collecte et de consolidation, notamment pour un projet RSE ou CSRD |
Autres documents | Tout autre justificatif utile au projet |
Ajouter un document
Dans le projet concerné, ouvrez l'onglet Documents.
Cliquez sur Ajouter un document. Un volet s'ouvre.
Glissez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez sur Sélectionner un fichier.
Dans la partie Information, renseignez :
le nom du document (obligatoire) ;
le type de document (obligatoire) ;
la campagne à laquelle le rattacher (facultatif : choisissez « Aucune campagne » si le document concerne le projet dans son ensemble).
Cliquez sur Continuer l'import. Le document apparaît dans la liste.
Formats acceptés : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), OpenDocument (.odt, .ods, .odp), CSV, TXT, PNG et JPG. Chaque fichier ne doit pas dépasser 20 Mo. Par sécurité, chaque fichier est analysé avant d'être enregistré.
Consulter et télécharger les documents
La Liste des documents affiche, pour chaque document, son nom, son type et sa campagne. Les documents sont classés par campagne, puis par nom. Cliquez sur Télécharger pour récupérer le fichier.
Supprimer un document
Ouvrez le menu « … » de la ligne du document, puis choisissez de le supprimer et confirmez. Attention : la suppression est définitive, le document ne peut pas être récupéré.
Quelques précisions
Les collecteurs voient-ils les documents ? Non. Les documents sont uniquement accessibles depuis l'onglet Documents du projet. Ils n'apparaissent ni dans la Collecte ni dans les autres modules de l'outil.
Mon fichier est refusé, pourquoi ? Vérifiez son format (voir la liste des formats acceptés) et sa taille : il ne doit pas dépasser 20 Mo.
Puis-je modifier le nom, le type ou la campagne d'un document ? Non. Supprimez le document, puis ajoutez-le de nouveau avec les bonnes informations.
Puis-je ajouter plusieurs documents du même type ? Oui. Vous pouvez par exemple ajouter une note méthodologique pour chaque campagne.
Que deviennent les documents si je supprime la campagne ? Ils sont conservés dans le projet, sans campagne associée. En revanche, la suppression du projet supprime aussi ses documents.