Dans le logiciel Toovalu, vous avez la possibilité en temps que pilote de superviser l'avancé de votre collecte grâce au module "Vérification".
Tout d'abord, il faut bien différencier Vérification et Validation.
La Vérification est le module principal qui permet de suivre l'état d'avancement de la collecte et la Validation c'est une étape à l'intérieur du module Vérification.
Il est possible que le parcours de validation pour le pilote ne soit pas activé sur votre projet. Pour l'activer, vous pouvez vous rendre directement sur la page d'accueil de votre projet (en cliquant sur le nom de votre projet), et cliquer sur "Activer le parcours de validation des données pour le pilote".
Avec le module Vérification vous avez la possibilité de vérifier facilement l'état d'avancement de votre collecte au global et par entité afin de relancer rapidement vos collecteur·ice·s si besoin.
Les différents statuts de la validation
Les différents statuts de la validation
Avec l'activation du parcours de validation, les données de votre collecte peuvent obtenir 5 statuts différents en fonction de l'état d'avancement de la collecte et des actions que vous faites en tant que pilote du projet.
Le statut "A compléter" : aucune action n'a été effectuée sur la ligne en question. C'est le statut par défaut.
Le statut "En cours de collecte" : le·a collecteur·ice a signifié que la donnée est en cours de collecte en cliquant sur le marque page en haut à droite que la fiche de donnée d'une ligne de collecte.
Le statut "A valider" : la donnée a été collectée, et elle est en attente de validation par le·a pilote.
Pour valider cette donnée, vous pouvez vous rendre dans le module "Vérification", puis dans l'onglet "Validation".
Vous aurez accès à l'ensemble des données en attente de validation, et vous aurez le choix de valider ou de refuser la donnée collectée. Lors d'un refus, en cliquant sur la donnée en question, vous pouvez écrire un commentaire à l'attention du collecteur·ice pour lui expliquer pourquoi vous refusez la validation.
Le statut "A corriger" : la donnée a été refusée par le·a pilote, et est en attente de correction par le·a collecteur·ice. Une fois la donnée corrigée par le·a collecteur·ice, elle repassera par le statut "A valider".
Le statut "Valider" : la donnée a été collectée et validée par le·a pilote.
Que voit un·e collecteur·ice
Que voit un·e collecteur·ice
Le statut de chaque ligne est signifié au collecteur·ice par un logo sur la droite de la ligne de collecte, qui est expliqué en passant sa souris dessus:
"À collecter" est symbolisé par un crayon
"En cours de collecte" par un marque page rouge
"En attente de validation" par une horloge
"À corriger" par un point d'exclamation rouge
"Validé" par une coche verte.
Pour identifier plus rapidement les données qui sont au statut "À corriger" , il est possible de trier la colonne statut en appuyant sur le nom de la colonne. Les données validées puis refusées seront mises en avant lors du tri.
En rentrant dans la donnée, le·a collecteur·ice aura l'explication du refus et pourra corriger la donnée.
Point important : la modification du statut de la donnée en tant que pilote ne génère pas de notification vers le·a collecteur·ice ! Le·a collecteur·ice voit si des données lui ont été refusée en se connectant à l'outil en regardant par lui-même si les données qu'il a collecté sont bien validées. De la même manière, le correcteur n'est pas averti, et doit donc aller voir par le même le volet "Vérification" pour valider les données régulièrement.
Comment valider ou refuser une donnée
Comment valider ou refuser une donnée
Vous allez pouvoir valider ou refuser une donnée de 3 manières :
En validant directement sur la vue liste la donnée, il vous sera également possible d'y ajouter un commentaire rapide.
En rentrant dans la donnée en appuyant sur l'oeil à la fin de la ligne. Vous aurez alors accès a la validation ou le refus de la donnée tout en pouvant ajouter un commentaire.
En sélectionnant plusieurs données, puis en appuyant sur le bouton valider ou refuser. Le bouton "tout sélectionner" se situe côté de la colonne "Axe>Enjeu".
Les données dont le statut est « Validé » ne peuvent plus être modifiées par les contributeur·ice·s. Seul le·a pilote peut modifier une donnée au statut « Validé » depuis l’espace de validation. Il est possible dans le formulaire de validation d’une donnée de désactiver la validation de la donnée.
Afin de faciliter et retrouver facilement les données qui sont à valider ou refuser, il est possible de trier la colonne "Statut". En appuyant sur le nom de la colonne, les données en attente de validation seront alors mise en avant.