En tant que Pilote vous avez la possibilité, depuis l'outil, de prévenir directement par mail les collecteurs des différentes étapes clés du projet.
Lancement de la collecte
Clôture de la collecte
Refus d'une donnée
Nous allons voir dans cet article ces différentes étapes et comment elles s'articulent dans Toovalu.
Lancement de la collecte
Lancement de la collecte
Depuis l’espace « Campagnes » de la partie Admin, vous pouvez notifier l’ensemble des collecteurs de l’ouverture de la campagne de collecte.
Avant le lancement de la collecte, le statut de la campagne est « En cours de paramétrage ». Durant cette phase, les pilotes peuvent poursuivre la configuration du projet (ajout d'entités, créer ou modifier des indicateurs, etc..).
En revanche, les collecteurs ne peuvent pas encore saisir de données. Le tableau de collecte est alors accessible en lecture seule jusqu’au lancement de la collecte.
Pour lancer la collecte, rendez-vous dans l’espace « Campagnes » puis cliquez sur les trois points associés à la campagne concernée.
Une fenêtre s’ouvre alors et vous propose plusieurs actions.
Sélectionnez l’option « Lancer la collecte et notifier vos collecteurs et collectrices ».
Une fois que vous cliquez sur l’icône, 2 solutions s'offrent à vous:
Vous pouvez décocher l'envoie d'e-mail et ainsi garder la main sur la communication auprès de vos collecteur·ices.
Vous pouvez envoyer un mail depuis l'outil à tous les collecteur·ices du projet pour les avertir que la collecte est ouverte et si vous le souhaitez vous pouvez personnaliser un message (un template de mail est déjà prévu et sera envoyé si vous ne renseignez pas de message personnalisé).
Le statut de la campagne passe alors à "En cours de collecte"
Clôturer la collecte
Clôturer la collecte
De la même façon qu'au lancement de la collecte, vous pouvez prévenir l'ensemble des collecteur·ices de la fin de cette période.
Il vous suffira de cliquer sur les 3 points associés à la campagne pour ouvrir la fenêtre et sélectionner cette fois-ci: "Clôturer la collecte et notifier vos collecteurs et collectrices".
Il y a toujours 2 solutions qui s'offrent à vous:
Ne pas cocher l'envoie d'e-mail pour communiquer personnellement auprès de vos équipes.
Envoyer un mail à l'ensemble des collecteur·ices du projet avec la possibilité de personnaliser un message.
Le statut de la campagne passe alors en "Collecte terminée" et le tableau de Collecte passe en lecture seule.
💡À savoir: Le bouton pour lancer et clôturer la collecte est dynamique avec les dates que vous avez renseignées dans le paramétrage de votre campagne.
C'est à dire que si vous lancez/clôturez la collecte à des dates différentes que celles initialement prévues, elle s'ajusteront automatiquement avec vos actions grâce à cette icône.
Refus d'une donnée, avec commentaire du Pilote
Refus d'une donnée, avec commentaire du Pilote
Un autre système de notification vient s'ajouter à celui de lancement/clôture de collecte.
En tant que Pilote, grâce à notre module de vérification vous avez la possibilité de valider ou refuser une donnée (Module de vérification).
Lorsque vous refusez une donnée un mail est envoyé à la personne qui a collecté la donnée.
L'e-mail comprend un lien de redirection pour arriver directement sur la donnée et la personne pourra retrouver votre commentaire si vous en avez écrit un.
ℹ️ En plus de ces 3 notifications par mails voici celles qui seront envoyées par nos soins automatiquement, si les personnes ont accepté de recevoir ces alertes.
Sur leur profil les utilisateur·ices peuvent accepter ou non de recevoir ces notifications.
Par défaut ces notifications sont décochées (Modifier mon profil -> Notifications)
Mail de récap hebdomadaire
Tous les lundis les Pilotes recevront un état d'avancement des campagnes ouvertes qui ont le statut "En cours de collecte".
Le mail comprend le % d'avancement et un lien de redirection vers le module vérification.Mail de récap mensuel
Tous les 1er du mois l'ensemble des collecteur·ices qui sont attribué·es sur un projet avec une campagne "En cours de collecte" recevront un mail pour les avertir de l'état d'avancement de la collecte.
Exemple d'email de récap mensuel ⬇️
⚠️ Ces 2 alertes de récap hebdomadaires et mensuels continueront de s'envoyer tant que vous n'aurez pas clôturé votre collecte ⚠️
ℹ️ Tous les e-mails seront envoyés dans la langue qui est paramétrée sur le profil de l'utilisateur·ice.
Par exemple: si dans une entreprise vous avez des collecteur·ices qui utilisent, dans l'outil, le Français et d'autres l'Anglais, alors ils recevront respectivement les e-mails dans la langue paramétrée sur leur profil.
En revanche le message personnalisé que les Pilotes peuvent envoyer avec les mails de lancement + fin de collecte ne sera pas traduit automatiquement.
Si vous souhaitez envoyer un message en Français et en Anglais c'est au Pilote de l'écrire dans les 2 langues dans la même fenêtre.
Il y a plusieurs notions dans cet article et il faut bien distinguer la clôture d'une collecte et la clôture d'une campagne. Ici nous parlons de la clôture de la collecte.
La clôture d'une campagne a plusieurs conséquences sur votre projet.
Vous retrouverez tous les détails ici 👉 Pourquoi clôturer ma campagne ?