In de software Toovalu heeft u als bestuurder de mogelijkheid om de voortgang van uw verzameling te volgen via de module "Verificatie".
Allereerst moet u goed het verschil maken tussen Verificatie en Validatie.
De Verificatie is de hoofdmodule waarmee u de voortgang van de verzameling kunt volgen en de Validatie is een stap binnen de module Verificatie.
Het is mogelijk dat het validatietraject voor de bestuurder niet is geactiveerd in uw project. Om het te activeren, kunt u rechtstreeks naar de startpagina van uw project gaan (door op de naam van uw project te klikken) en klikken op "Activeer het validatietraject voor de bestuurder".
Met de module Verificatie heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk de voortgang van uw verzameling te controleren, zowel in het algemeen als per entiteit, zodat u uw verzamelaars snel opnieuw kunt aansporen indien nodig.
De verschillende statussen van de validatie
De verschillende statussen van de validatie
Met het activeren van het validatietraject kunnen de gegevens van uw verzameling 5 verschillende statussen krijgen, afhankelijk van de voortgang van de verzameling en de acties die u onderneemt als bestuurder van het project.
De status "Aan te vullen" : er zijn geen acties ondernomen op de desbetreffende regel. Dit is de standaard status.
De status "Verzameling bezig" : de verzamelaar heeft aangegeven dat de gegevens momenteel worden verzameld door op de bladwijzer rechtsboven in het gegevensblad van een verzamelingslijn te klikken.
De status "Te valideren" : de gegevens zijn verzameld en wachten op validatie door de bestuurder.
Om deze gegevens te valideren, kunt u naar de module "Verificatie" gaan en dan naar het tabblad "Validatie".
U krijgt toegang tot alle gegevens die wachten op validatie en u heeft de keuze om de verzamelde gegevens te valideren of te weigeren. Bij een weigering kunt u door op de desbetreffende gegevens te klikken een opmerking schrijven voor de verzamelaar om hem uit te leggen waarom u de validatie weigert.
De status "Te corrigeren" : de gegevens zijn geweigerd door de bestuurder en wachten op correctie door de verzamelaar. Zodra de gegevens zijn gecorrigeerd door de verzamelaar, zullen ze opnieuw de status "Te valideren" krijgen.
De status "Validatie" : de gegevens zijn verzameld en gevalideerd door de bestuurder.
Wat ziet een verzamelaar
Wat ziet een verzamelaar
De status van elke regel wordt aan de verzamelaar aangegeven door een pictogram aan de rechterkant van de verzamelingslijn, dat wordt uitgelegd door zijn muis eroverheen te bewegen:
"Te verzamelen" wordt weergegeven door een potlood
"In verzameling" door een rode bladwijzer
"In afwachting van validatie" door een klok
"Te corrigeren" door een rode uitroepteken
"Gevalideerd" door een groene vink.
Om de gegevens met de status "Te corrigeren" sneller te identificeren, is het mogelijk om de statuskolom te sorteren door op de naam van de kolom te klikken. Gevalideerde maar afgewezen gegevens zullen tijdens het sorteren opvallen.
Bij het openen van de gegevens zal de verzamelaar de verklaring van de weigering zien en kan hij de gegevens corrigeren.
Belangrijk punt: het wijzigen van de status van de gegevens als bestuurder genereert geen notificatie naar de verzamelaar! De verzamelaar ziet of gegevens hem zijn geweigerd door zelf in te loggen op de tool en te controleren of de gegevens die hij heeft verzameld goed gevalideerd zijn. Evenzo, de corrector wordt niet gewaarschuwd, en moet dus zelf de sectie "Verificatie" bekijken om regelmatig de gegevens te valideren.
Hoe een gegeven valideren of weigeren
Hoe een gegeven valideren of weigeren
U kunt een gegeven valideren of weigeren op 3 manieren:
Door direct in de lijstweergave de gegevens te valideren, kunt u ook een snelle opmerking toevoegen.
Door de gegevens te openen door op het oog te drukken aan het einde van de regel. U krijgt dan toegang tot de validatie of weigering van de gegevens terwijl u ook een opmerking kunt toevoegen.
Door meerdere gegevens te selecteren en vervolgens op de knop valideren of weigeren te drukken. De knop "alles selecteren" bevindt zich naast de kolom "As>Vraag".
Gegevens waarvan de status "Geverifieerd" is, kunnen niet meer worden gewijzigd door contributeurs. Alleen de bestuurder kan een gegeven met de status "Gevalideerd" wijzigen vanuit de validatieruimte. Het is mogelijk om in het validatieformulier een gegeven te deselekteren.
Om het gemakkelijker te maken en snel de gegevens te vinden die gevalideerd of geweigerd moeten worden, is het mogelijk om de kolom "Status" te sorteren. Door op de naam van de kolom te drukken, worden de gegevens die wachten op validatie dan uitgelicht.
ℹ️ Om te weten: Wanneer u een gegeven weigert, wordt er automatisch een e-mail naar de persoon gestuurd die de gegevens heeft verzameld. De e-mail bevat een redirectlink om direct naar de gegevens te gaan en de persoon kan uw opmerking vinden als u er een heeft geschreven.
