Als Piloot heeft u de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit de tool de verzamelaars via e-mail te informeren over de verschillende belangrijke stappen van het project.
Start van de inzameling
Sluiting van de inzameling
Afwijzing van een gegeven
We zullen in dit artikel deze verschillende stappen en hoe ze zich verhouden in Toovalu Impact bekijken.
Lancement de la collecte
Lancement de la collecte
Vanaf de ruimte "Campagnes" in het Admin-gedeelte heeft u de mogelijkheid om al uw verzamelaars te informeren over het openen van de rapportagecampagne. U moet naar de desbetreffende campagne gaan en u ziet een pictogram dat aangeeft: "Start de rapportagecampagne en informeer uw verzamelaars"
Op dat moment, voordat u de rapportagecampagne start, is de status van uw campagne: "In configuratie"
Dat betekent dat de rapportage alleen-lezen is. De Piloten kunnen het project blijven instellen (toevoegen van entiteiten, creëren van indicatoren, enz.) maar de verzamelaars kunnen geen waarden in de inzamelings tabel invoeren.
Zodra u op het pictogram klikt, heeft u 2 opties:
U kunt de e-mailverzending uitschakelen, zodat u controle houdt over de communicatie met uw verzamelaars.
U kunt een e-mail sturen naar alle verzamelaars van het project om hen te informeren dat de rapportagecampagne geopend is en als u wilt, kunt u een persoonlijk bericht toevoegen (een e-mailtemplate is al beschikbaar en wordt verzonden als u geen persoonlijk bericht invoert).
Een verwijzingslink naar de inzameling is automatisch geïntegreerd in de e-mail ⬇️
Clôturer la collecte
Clôturer la collecte
Op dezelfde manier als bij de start van de inzameling, kunt u alle verzamelaars waarschuwen voor het einde van deze periode.
U hoeft alleen naar dezelfde plek te gaan, in de ruimte "Campagnes" van het Admin-gedeelte.
U zult hetzelfde pictogram terugvinden, maar deze keer om de rapportagecampagne te sluiten.
Er zijn altijd 2 opties voor u beschikbaar:
Geen e-mailverzending aanvinken om persoonlijk contact te hebben met uw teams.
Stuur een e-mail naar alle verzamelaars van het project met de mogelijkheid om een persoonlijk bericht toe te voegen.
Zodra de rapportagecampagne is gesloten, wordt deze alleen-lezen, wat betekent dat uw verzamelaars geen gegevens meer kunnen wijzigen en de status van uw campagne zal veranderen naar "Collectie voltooid".
💡Opmerking: De knop om de rapportagecampagne te starten en te sluiten is dynamisch met de data die u heeft ingevuld in de instellingen van uw campagne.
Dat betekent dat als u de rapportagecampagne start/sluit op andere data dan oorspronkelijk gepland, deze automatisch zullen worden aangepast aan uw acties via dit pictogram.
Refus d'une donnée, avec commentaire du Pilote
Refus d'une donnée, avec commentaire du Pilote
Een ander notificatiesysteem wordt toegevoegd aan de start/sluit notificatie van de rapportagecampagne.
Als Piloot heeft u dankzij onze verificatiemodule de mogelijkheid om een gegeven te valideren of af te wijzen (Verificatiemodule).
Voortaan wordt er automatisch een e-mail verzonden naar de persoon die de gegevenheid heeft verzameld wanneer u een gegeven afwijst.
De e-mail bevat een link om direct naar de gegevenheid te gaan en de persoon kan uw opmerking vinden als u er een heeft geschreven.
ℹ️ Naast deze 3 e-mailmeldingen zijn hier de meldingen die automatisch door ons worden verzonden:
Wekelijkse samenvattingsmail
Iedere maandag ontvangen de Piloten een voortgangsrapport van de open campagnes die de status "In rapportagecampagne" hebben.
De e-mail bevat het % van de voortgang en een link om naar de verificatiemodule te gaan.Maandelijkse samenvattingsmail
Op de 1e van de maand ontvangen alle verzamelaars die zijn toegewezen aan een project met een campagne "In rapportagecampagne" een e-mail om hen te informeren over de voortgang van de rapportagecampagne.
Voorbeeld van een maandelijkse samenvattingsmail ⬇️
⚠️ Deze wekelijkse en maandelijkse samenvattingsmails blijven worden verzonden zolang u uw rapportagecampagne niet heeft afgesloten ⚠️
ℹ️ Alle e-mails worden verzonden in de taal die is ingesteld op het profiel van de gebruiker. Bijvoorbeeld: als in een bedrijf er verzamelaars zijn die in de tool het Frans gebruiken en andere het Engels, dan ontvangen zij respectievelijk de e-mails in de geselecteerde taal op hun profiel.
De gepersonaliseerde boodschap die de Piloten kunnen versturen met de e-mails van het starten + sluiten van de rapportagecampagne zal echter niet automatisch worden vertaald. Als u een bericht in het Frans en in het Engels wilt versturen, is het aan de Piloot om dit in beide talen in hetzelfde venster te schrijven.
Er zijn verschillende concepten in dit artikel en het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen het afsluiten van een rapportagecampagne en het afsluiten van een campagne. Hier hebben we het over het afsluiten van de rapportagecampagne.
Het afsluiten van een campagne heeft verschillende gevolgen voor uw project.
U vindt hier alle details 👉 Waarom mijn campagne afsluiten?