Wilt u een campagne maken voor een nieuw project of een nieuwe campagne toevoegen aan een bestaand project? We leggen alles hier uit.
Bij het aanmaken van een project is een van de instellingen het creëren van een inzamelingscampagne.
Ter herinnering: een inzamelingscampagne komt overeen met een periode waarin u heeft besloten om uw emissies te registreren. Over het algemeen komt een campagne overeen met een kalenderjaar.
💡 Opmerking: voordat u een campagne kunt maken, moet u essentieel entiteiten aan uw project toevoegen. Zonder dit kunt u geen campagne maken.
Op de pagina van uw project kunt u klikken op "Campagnes" en vervolgens op "Toevoegen" om naar het scherm voor het instellen van de campagne te gaan.
U moet de volgende informatie opgeven:
- Rapportageperiode
- De referentieperiode
- De einddatum van de analyse moet later zijn dan de einddatum van de rapportageperiode
- Het aantal FTE
- De omzet van de organisatie
U zult vervolgens een samenvatting van uw campagne ontvangen.
ℹ️ Houd er rekening mee dat deze data hier alleen ter indicatie staan. Uw inzameling stopt niet automatisch op de datum die u heeft opgegeven en de campagne ook niet.
Zodra u op Toevoegen klikt, zult u zien dat de status van uw campagne "Ingesteld" is.
Dit betekent dat de inzameling nog niet is gestart en dat u de configuratie van uw project kunt voortzetten (tag aanmaken, entiteiten toevoegen, indicatoren aanmaken, etc.)
Uw verzamelaars kunnen geen gegevens invoeren omdat de inzameling alleen-lezen is.
Om de inzameling te starten, moet u op het eerste pictogram aan het einde van de regel klikken
Dit opent een nieuw venster, u heeft 2 keuzes:
U kunt het versturen van e-mails uitschakelen en zo de controle over de communicatie met uw verzamelaars behouden.
U kunt een e-mail naar alle verzamelaars van het project sturen om hen te informeren dat de inzameling geopend is, en als u dat wilt, kunt u een bericht personaliseren (een e-mailtemplate is al beschikbaar en wordt verzonden als u geen gepersonaliseerd bericht invoert).
Zodra u uw keuze heeft bevestigd, verandert uw campagne in de status "Inzamelingsfase".
Uw verzamelaars kunnen nu de waarden van de te verzamelen gegevens invoeren, de inzameling is gestart 🎉
Zodra uw inzameling is voltooid, moet u naar dezelfde plek gaan en opnieuw op het pictogram klikken om de inzameling te sluiten.
De status van uw campagne wordt "Inzameling voltooid" en de inzamelltabel zal automatisch alleen-lezen worden om verdere gegevenswijzigingen te voorkomen.
U kunt weer kiezen om een gepersonaliseerd bericht al dan niet naar uw teams te versturen om hen te informeren over het einde van de inzameling.
💡Opmerking: De knop om de inzameling te starten en te sluiten is dynamisch met de data die u heeft ingevuld in de instellingen van uw campagne.
Dat wil zeggen dat als u de inzameling sluit/start op andere data dan oorspronkelijk gepland, deze automatisch zullen aanpassen met uw acties dankzij deze knop.
ℹ️ Naast deze e-mailmeldingen zijn er 2 herinneringen die automatisch door ons worden verzonden:
Wekelijkse follow-up
Elke maandag ontvangen de Piloten een update van de openstaande campagnes die de status "Inzamelingsfase" hebben.
De e-mail bevat het % van de voortgang en een link naar de verificatiemodule.Maandelijkse herinnering
Elke 1e van de maand ontvangen alle verzamelaars die aan een project zijn toegewezen met een campagne "Inzamelingsfase" een e-mail om hen te informeren over de voortgang van de inzameling.
⚠️ Deze wekelijkse en maandelijkse herinneringen blijven verzonden worden totdat u uw inzameling sluit ⚠️