Vous souhaitez créer une campagne sur un nouveau projet ou alors ajouter une nouvelle campagne sur un projet existant ? On vous explique tout ici.
Lors de la création d'un Projet l'une des étape du paramétrage est de créer une campagne de collecte.
Pour rappel, une campagne de collecte correspond à une période dans laquelle vous avez décidé de comptabiliser vos émissions. Généralement, une campagne correspond à une année civile.
💡 À savoir: avant de pouvoir créer une campagne, vous devez impérativement ajouter des entités à votre Projet. Sans cela vous ne pourrez pas créer de campagne.
Sur la page de votre projet vous pouvez cliquer sur "Campagnes" puis sur "Ajouter" pour accéder à l'écran de paramétrage de la campagne.
Vous devrez renseigner les informations suivantes:
- La période de référence
- La période de collecte
- La date de fin d'analyse
- Le nombre d'ETP
- Le CA de l'Organisation
Vous aurez le récapitulatif de votre campagne ensuite.
ℹ️ À noter que ces dates sont uniquement ici à titre indicatifs. Votre collecte ne s'arrêtera pas automatiquement à la date que vous avez renseigné et la campagne non plus.
Une fois que vous cliquez sur Ajouter vous pourrez voir que le statut de votre campagne est "En cours de paramétrage".
Cela signifie que la collecte n'est pas encore lancée et que vous pouvez continuer à paramétrer votre projet (création de tag, ajout d'entités, création d'indicateurs, etc..)
Vos collecteur ne pourront pas renseigner de donnée car la collecte est en lecture seule.
Pour lancer la collecte, il faudra cliquer sur la première icône située en bout de ligne
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, 2 choix s'offrent à vous:
Vous pouvez décocher l'envoie d'e-mail et ainsi garder la main sur la communication auprès de vos collecteur·ices.
Vous pouvez envoyer un mail à tous les collecteur·ices du projet pour les avertir que la collecte est ouverte et si vous le souhaitez vous pouvez personnaliser un message (un template de mail est déjà prévu et sera envoyé si vous ne renseignez pas de message personnalisé).
Une fois que vous avez validé votre choix, votre campagne passe en statut "En cours de collecte".
Vos collecteurs peuvent désormais renseigner les valeurs des données à collecter, la collecte est lancée 🎉
Une fois votre collecte terminée, il faudra vous rendre au même endroit et cliquer de nouveau sur l'icône pour clôturer la collecte.
Le statut de votre campagne deviendra "Collecte terminée", et le tableau de collecte passera automatiquement en lecture seule pour éviter toutes modifications de données.
Vous pourrez de nouveau faire le choix d'envoyer un message personnalisé ou non à vos équipes pour les informer de la fin de la collecte.
💡À savoir: Le bouton pour lancer et clôturer la collecte est dynamique avec les dates que vous avez renseignées dans le paramétrage de votre campagne.
C'est à dire que si vous lancez/clôturez la collecte à des dates différentes que celles initialement prévues, elle s'ajusteront automatiquement avec vos actions grâce à ce bouton.
ℹ️ En plus de ces notifications par mails il y a 2 relances qui seront automatiquement envoyées par nos soins:
Relance hebdomadaire
Tous les lundis les Pilotes recevront un état d'avancement des campagnes ouvertes qui ont le statut "En cours de collecte".
Le mail comprend le % d'avancement et un lien de redirection vers le module vérification.Relance mensuelle
Tous les 1er du mois l'ensemble des collecteur·ices qui sont attribué·es sur un projet avec une campagne "En cours de collecte" recevront un mail pour les avertir de l'état d'avancement de la collecte.
⚠️ Ces relances hebdomadaires et mensuels continueront de s'envoyer tant que vous n'aurez pas clôturé votre collecte ⚠️
Un article spécifique sur les notifications est disponible ici: