Como Piloto, você tem a possibilidade, a partir da ferramenta, de notificar diretamente por e-mail os coletores sobre as diferentes etapas-chave do projeto.
Lançamento da coleta
Fechar coleção
Recusa de um dado
Vamos ver neste artigo essas diferentes etapas e como elas se articulam no Toovalu Impact.
Lançamento da coleta
Lançamento da coleta
Na área "Campanhas" na parte Admin, você tem a possibilidade de notificar todos os seus coletores sobre a abertura da coleta. Você deve acessar a campanha em questão e haverá um ícone que indica: "Lançar a coleta e notificar seus coletores"
Nesse momento, antes de lançar a coleta, o status da sua campanha é: "Em configuração"
Isso significa que a coleta está em modo somente leitura. Os Pilotos podem continuar a configurar o projeto (adição de entidades, criação de indicadores, etc.) mas os coletores não poderão inserir valores na tabela de coleta. mas os coletores não poderão preencher valores na tabela de coleta.
Uma vez que você clica no ícone, 2 soluções estão disponíveis para você:
Você pode desmarcar o envio de e-mail e, assim, manter o controle sobre a comunicação com seus coletores.
Você pode enviar um e-mail a todos os coletores do projeto para avisá-los que a coleta está aberta e, se desejar, pode personalizar uma mensagem (um modelo de e-mail já está previsto e será enviado se você não inserir uma mensagem personalizada).
Um link de redirecionamento para a coleta é automaticamente incluído no e-mail ⬇️
Fechar coleção
Fechar coleção
Da mesma forma que no lançamento da coleta, você pode avisar todos os coletores sobre o fim deste período.
Basta ir ao mesmo lugar, na área "Campanhas" da parte Admin.
Você encontrará o mesmo ícone, mas desta vez para fechar a coleta.
Sempre há 2 soluções disponíveis para você:
Não marcar o envio de e-mail para se comunicar pessoalmente com suas equipes.
Enviar um e-mail para todos os coletores do projeto com a possibilidade de personalizar uma mensagem.
Após a coleta ser encerrada, ela ficará em modo somente leitura, ou seja, seus coletores não poderão mais modificar os dados e o status da sua campanha se tornará "Coleta encerrada".
💡Para saber: O botão para lançar e fechar a coleta é dinâmico com as datas que você informou na configuração da sua campanha.
Isso significa que se você lançar/fechar a coleta em datas diferentes das inicialmente previstas, elas se ajustarão automaticamente com suas ações graças a este ícone.
Recusa de um dado, com comentário do Piloto
Recusa de um dado, com comentário do Piloto
Um outro sistema de notificação é adicionado àquele de lançamento/fechamento da coleta.
Como Piloto, graças ao nosso módulo de verificação, você tem a possibilidade de validar ou recusar um dado (Módulo de verificação).
Daqui em diante, quando você recusar um dado, um e-mail será automaticamente enviado à pessoa que coletou o dado.
O e-mail inclui um link de redirecionamento para chegar diretamente ao dado e a pessoa poderá encontrar seu comentário se você tiver escrito um.
ℹ️ Além dessas 3 notificações por e-mail, aqui estão aquelas que serão enviadas automaticamente por nossa parte:
E-mail de resumo semanal
Todas as segundas-feiras, os Pilotos receberão um estado de progresso das campanhas abertas que têm o status "Em coleta".
O e-mail inclui o % de progresso e um link de redirecionamento para o módulo de verificação.E-mail de resumo mensal
Todos os 1º do mês, todos os coletores e coletoras que estão atribuídos a um projeto com uma campanha "Em andamento" receberão um e-mail para avisá-los sobre o estado do progresso da coleta.
Exemplo de email de resumo mensal ⬇️
⚠️ Esses e-mails de resumo semanais e mensais continuarão a ser enviados enquanto você não tiver encerrado sua coleta ⚠️
ℹ️ Todos os e-mails serão enviados no idioma que está configurado no perfil do usuário. Por exemplo: se em uma empresa você tem coletores que usam, na ferramenta, o Francês e outros o Inglês, então eles receberão respectivamente os e-mails na língua configurada em seu perfil.
Por outro lado, a mensagem personalizada que os Pilotos podem enviar com os e-mails de lançamento + fim de coleta não será traduzida automaticamente. Se você deseja enviar uma mensagem em Francês e em Inglês, cabe ao Piloto redigi-la nas 2 línguas na mesma janela.
Há várias noções neste artigo e é importante distinguir entre o encerramento de uma coleta e o encerramento de uma campanha. Aqui falamos sobre o encerramento da coleta.
O encerramento de uma campanha tem várias consequências para o seu projeto.
Você encontrará todos os detalhes aqui 👉 Por que encerrar minha campanha?