Im Toovalu-Software haben Sie die Möglichkeit, als Manager den Fortschritt Ihrer Erfassung über das Modul "Überprüfung" zu überwachen.
Zunächst einmal ist es wichtig, Überprüfung und Validierung richtig zu unterscheiden.
Die Überprüfung ist das Hauptmodul, das es ermöglicht, den Fortschritt der Erfassung zu verfolgen, und die Validierung ist ein Schritt innerhalb des Moduls Überprüfung.
Es ist möglich, dass der Validierungspfad für den Manager in Ihrem Projekt nicht aktiviert ist. Um diesen zu aktivieren, können Sie direkt zur Startseite Ihres Projekts gehen. Klicken Sie hierfür auf den Namen Ihres Projekts und dann auf "Aktivieren Sie den Validierungspfad für den Manager".
Mit dem Modul "Überprüfung" haben Sie die Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Erfassung sowohl global als auch nach Einheit einfach zu überprüfen, um Ihre Erfasser bei Bedarf schnell erneut anzusprechen.
Die verschiedenen Status der Validierung
Die verschiedenen Status der Validierung
Mit der Aktivierung des Validierungspfades können die Daten Ihrer Erfassung 5 verschiedene Status in Abhängigkeit vom Fortschritt der Erfassung und den Maßnahmen, die Sie als Projektmanager ergreifen, erhalten.
Der Status "Zu vervollständigen" : Es wurde keine Maßnahme für die betreffende Zeile durchgeführt. Dies ist der Standardstatus.
Der Status "In Erfassung" : Der Erfasser hat angezeigt, dass die Daten aktuell erfasst werden, indem er auf das Lesezeichen oben rechts in der Datensatzzeile geklickt hat.
Der Status "Zu validieren" : Die Daten wurden erfasst und warten auf die Validierung durch den Manager.
Um diese Daten zu validieren, können Sie ins Modul "Überprüfung" gehen und dann auf den Tab "Validierung".
Sie haben Zugang zu allen Daten, die auf die Validierung warten, und Sie haben die Wahl, die erfassten Daten zu validieren oder abzulehnen. Bei einer Ablehnung, indem Sie auf die betreffenden Daten klicken, können Sie einen Kommentar für den Erfasser schreiben, um ihm zu erklären, warum Sie die Validierung ablehnen.
Der Status "Zu korrigieren" : Die Daten wurden vom Manager abgelehnt und warten darauf, vom Erfasser korrigiert zu werden. Sobald die Daten vom Erfasser korrigiert wurden, durchlaufen sie wieder den Status "Zu validieren".
Der Status "Validiert" : Die Daten wurden vom Manager erfasst und validiert.
Was sieht ein Erfasser
Was sieht ein Erfasser
Der Status jeder Zeile wird dem Erfasser durch ein Symbol rechts neben der Erhebungslinie angezeigt, das erklärt wird, wenn er/sie mit der Maus darüber fährt:
"Zu erfassen" wird durch einen Stift symbolisiert
"In Erfassung" durch ein rotes Lesezeichen
"Wartet auf Validierung" durch eine Uhr
"Zu korrigieren" durch ein rotes Ausrufezeichen
"Validiert" durch ein grünes Häkchen.
Um die Daten, die den Status "Zu korrigieren" haben, schneller zu identifizieren, können Sie die Statusspalte sortieren, indem Sie auf den Spaltennamen klicken. Die validierten, aber abgelehnten Daten werden beim Sortieren hervorgehoben.
Beim Betreten der Daten wird der Erfasser die Erklärung der Ablehnung erhalten und die Daten korrigieren können.
Wichtiger Punkt: Die Änderung des Datenstatus seitens des Managers generiert keine Benachrichtigung an den Erfasser! Der Erfasser sieht, ob Daten abgelehnt wurden, indem er sich in das Tool einloggt und selbst überprüft, ob die Daten, die er erfasst hat, gültig sind. Genauso wird der Prüfer nicht benachrichtigt und muss daher den Bereich "Überprüfung" regelmäßig ansehen, um die Daten zu validieren.
Wie man Daten validiert oder ablehnt
Wie man Daten validiert oder ablehnt
Sie können Daten auf drei Arten validieren oder ablehnen:
Durch direkte Validierung der Daten in der Listenansicht können Sie einen kurzen Kommentar hinzufügen.
Sie können die Daten einsehen, indem Sie auf das Auge am Ende der Zeile klicken. Sie haben dann Zugang zur Validierung oder Ablehnung der Daten und können auch einen Kommentar hinzufügen.
Wählen Sie mehrere Daten aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche zur Validierung oder Ablehnung. Die Schaltfläche "Alles auswählen" befindet sich neben der Spalte "Achse>Schwerpunkt".
Die Daten, deren Status "Validiert" ist, können nicht mehr von den Beitragenden geändert werden. Nur der Manager kann eine Datenzeile mit dem Status "Validiert" vom Validierungsbereich aus ändern. Es ist möglich, im Validierungsformular eine Datenzeile von der Validierung aus zu schließen.
Um die zu validierenden oder abzulehnenden Daten schneller und einfacher zu finden, ist es möglich, die Spalte "Status" zu sortieren. Wenn Sie auf den Spaltennamen klicken, werden die auf Validierung wartenden Daten hervorgehoben.
ℹ️ Wichtig: Wenn Sie eine Datenzeile ablehnen, wird automatisch eine E-Mail an die Person gesendet, die die Daten erfasst hat. Die E-Mail enthält einen Link, um direkt zu den Daten zu gelangen. Die Person kann Ihren Kommentar einsehen, falls Sie einen hinterlassen haben.
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