Als Manager haben Sie die Möglichkeit, direkt über das Tool die Erfasser über die verschiedenen wichtigen Schritte des Projekts per E-Mail zu informieren.
Start der Erfassung
Abschluss der Datenerfassung
Ablehnung von Daten
In diesem Artikel werden die verschiedenen Schritte und ihre Zusammenhänge in Toovalu Impact betrachten.
Start der Erfassung
Start der Erfassung
Im Bereich "Kampagnen" im Admin-Bereich haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Erfasser über den Start der Erfassung zu informieren. Sie müssen zur betreffenden Kampagne gehen. Dort gibt es ein Symbol, das anzeigt: "Erfassung starten und Erfasser benachrichtigen"
Bevor Sie die Erfassung starten, lautet der Status Ihrer Kampagne: "In Konfiguration"
Das bedeutet, dass die Erfassung im Lesemodus ist. Die Manager können weiterhin das Projekt konfigurieren (Entitäten hinzufügen, Indikatoren erstellen usw.) Die Erfasser können jedoch keine Werte in die Erfassungstabelle eintragen.
Sobald Sie auf das Symbol klicken, stehen Ihnen 2 Optionen zur Verfügung:
Sie können die E-Mail-Zustellung abwählen und somit einen besseren Überblick über die Kommunikation mit Ihren Erfassern behalten.
Sie können allen Erfassern des Projekts eine E-Mail senden, um darüber zu informieren, dass die Erfassung gestartet ist. Sie können diese Nachricht auch personalisieren. (Wenn Sie keine personalisierte Nachricht angeben, wird eine E-Mail-Vorlage benutzt).
Die E-Mail enthält automatisch einen Link zur Erfassung⬇️
Die Erfassung abschließen
Die Erfassung abschließen
Auf die gleiche Weise wie beim Start der Erfassung können Sie alle Erfasser über das Ende dieses Zeitraums informieren.
Sie müssen zum Bereich"Kampagnen" des Admin-Bereichs gehen.
Hier finden Sie dasselbe Symbol - jedoch hier, um das Erfassungsende zu hinterlegen.
Es stehen Ihnen immer 2 Optionen zur Verfügung:
Die E-Mail-Zustellung abwählen, um persönlich mit Ihren Teams zu kommunizieren.
Eine (personalisierte) E-Mail an alle Erfasser des Projekts senden.
Sobald die Erfassung abgeschlossen ist, wird sie in den Lesemodus wechseln. Das bedeutet, dass die Erfasser die Daten nicht mehr ändern können der Status Ihrer Kampagne auf "Erfassung abgeschlossen" gewechselt wird.
💡Zu beachten: Der Button zum Starten und Abschließen der Erfassung ist dynamisch mit den Daten verbunden, die Sie bei der Konfiguration Ihrer Kampagne eingegeben haben.
Wenn Sie die Erfassung zu anderen als den ursprünglich geplanten Terminen starten/beenden, wird dank diesem Symbol automatisch die Aktion angepasst.
Ablehnung von Daten, mit Kommentar des Managers
Ablehnung von Daten, mit Kommentar des Managers
Es kommt ein weiteres Benachrichtigungssystem hinzu.
Als Manager haben Sie dank unseres Verifikationsmoduls die Möglichkeit, Daten zu validieren oder abzulehnen (Verifikationsmodul).
Ab sofort wird automatisch eine E-Mail an die Person gesendet, die die Daten erfasst hat, wenn Sie seine Daten ablehnen.
Die E-Mail enthält einen Weiterleitungslink zu den Daten. Die Person kann auch direkt Ihren Kommentar finden, wenn Sie einen geschrieben haben.
ℹ️ Neben diesen 3 Benachrichtigungen per E-Mail gibt es auch solche, die automatisch von uns gesendet werden:
Wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mail
Jeden Montag erhalten die Manager einen Fortschrittsbericht über die offenen Kampagnen, die den Status "In Erfassung" haben.
Die E-Mail enthält den Fortschrittsprozentsatz und einen Weiterleitungslink zum Verifikationsmodul.Monatliche Zusammenfassungs-E-Mail
Jeden 1. des Monats erhalten alle Erfasser, die einem Projekt mit einer Kampagne "In der Erfassung" zugewiesen sind, eine E-Mail, um sie über den Fortschritt der Sammlung zu informieren.
Beispiel für eine monatliche Zusammenfassungs-E-Mail ⬇️
⚠️ Diese wöchentlichen und monatlichen Zusammenfassungs-E-Mails werden weiterhin gesendet, solange Sie Ihre Erfassung nicht abgeschlossen haben ⚠️
ℹ️ Alle E-Mails werden in der Sprache gesendet, die auf dem Profil des Nutzers eingestellt ist. Wenn in einem Unternehmen einige Erfasser Französisch und andere Englisch im Tool verwenden, erhalten sie die E-Mails entsprechend in der Sprache, die auf ihrem Profil eingestellt ist.
Im Gegensatz dazu wird die personalisierte Nachricht, die die Manager mit den E-Mails zum Start und Ende der Erfassung senden können, nicht automatisch übersetzt. Wenn Sie eine Nachricht in Französisch und Englisch senden möchten, ist es die Aufgabe des Managers, sie in beiden Sprachen zu schreiben.
Dieser Artikel enthält mehrere Begriffe, wobei zwischen dem Abschluss einer Erfassung und dem Abschluss einer Kampagne klar unterschieden werden muss. Hier sprechen wir über den Abschluss der Erfassung.
Der Abschluss einer Kampagne hat mehrere Auswirkungen auf Ihr Projekt.
Alle Details finden Sie hier 👉 Warum sollte ich meine Kampagne abschließen?