Es ist möglich, im Tool ein Projekt zu erstellen, das auf einer bereits von einem Kunden durchgeführten CO2-Bilanz basiert.
Die Berechnungsdateien der CO2-Bilanz können unterschiedliche Formen haben. Die klassischsten sind:
Alle Erfassungszeilen befinden sich in derselben Tabelle,
Es gibt einen Tab für jede Emissionsquelle der CO2-Bilanz.
In beiden Fällen muss man sich vorher vergewissern:
Zugriff auf die nicht aus der Datenbank stammenden EF zu haben, um sie im Tool erstellen zu können,
Die Erwartungen der Kunden hinsichtlich der Analyse gut verstanden zu haben.
Hier sind die bewährten Methoden für eine erfolgreiche Integration:
1 - Die Struktur definieren, die in das Tool eingegeben werden soll
Es muss erstellt werden:
Das Referenzsystem. Wenn die Datei mit einem Tab pro Quelle aufgebaut ist, genügt es, diesen Emissionsquellen zu folgen. Dann werden die Unterkategorien bestimmt. Entweder gibt es eine Spalte in der Datei oder es müssen relevante Unterkategorien von Emissionen gefunden werden. In dem Fall, dass alle Daten in derselben Tabelle zusammengefasst sind und es keine Spalte für die Kategorien und Unterkategorien gibt, muss man ebenfalls eine relevante Struktur bestimmen.
Die Einheiten. Dazu muss man bestimmen, ob einige Daten doppelt aufgeführt sind. Wenn dies der Fall ist, müssen Einheiten bestimmt werden. Wenn alle Daten nur einmal vorhanden sind, gibt es nur eine einzige Einheit. Man muss sich immer bewusst sein, dass die Einheit die kleinste Granularitätsebene ist und dass Zusammenfassungen von Einheiten später dank der Einheitstags erstellt werden können.
Die Tags: Es gibt manchmal bereits Analyseparameter in der Datei. Diese müssen dann im Tool in Tags umgewandelt werden. Wenn keine in der Kundendatei vorhanden sind, muss man sich über die Analysebedürfnisse Gedanken machen, ob man diese entsprechend erstellen oder die bereits vorhandenen klassischen Tags im CO2-Bilanzenprojekt bei der Initialisierung verwenden (Scope, Frachtmodus und Transport) möchte.
Die Informationsfelder. Wenn es eine Spalte gibt, die Kommentaren zu den Daten ähnelt, kann es sinnvoll sein, diese im Informationsfeld des Tools zu übernehmen.
In jedem Fall gibt es verschiedene Möglichkeiten, sein Projekt zu strukturieren, um den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Methode gewählt wird, die uns anschließend am schnellsten voranbringt. Eine Methode ist schneller, wenn sie die Integration von weniger Erfassungszeilen erfordert und ein einfaches Ausfüllen einer Importdatei ermöglicht.
Es ist wichtig, ausreichend Zeit für diesen Schritt zu investieren, da dies den späteren Verlauf des Projekts entscheidend beeinflusst.
2 - Saubere Vorlage für die Erfassung
Sobald die Struktur festgelegt ist, füllen Sie die Datei Excel "Sammlungs-Vorlage" aus. Dafür erstellen Sie eine Kopie dieser Datei und füllen sie aus. Um den Import im weiteren Verlauf des Projekts zu erleichtern, versuchen Sie möglichst, die Daten genau so zu benennen, wie sie in der Kundendatei geschrieben sind. Achten Sie auf andere Daten, die denselben Namen haben, zum Beispiel wenn sie unterschiedliche Datentags oder EF haben, oder nicht in derselben Quelle sind. In diesem Fall sollten Sie versuchen, denselben Datennamen zu vermeiden. Dies kann beim Ausfüllen der Importdatei Probleme verursachen.
Wenn es notwendig ist, den Namen eines Datensatzes zu ändern, erstellen Sie eine Spalte in der Kundendatei mit "Name des Toovalu Impact-Datensatzes", um die Excel-Zeile leicht mit der Importdatei zu verknüpfen. Wenn Sie bestimmte Zeilen zusammenführen wollen, die beispielsweise denselben FE haben, kann dieses Vorgehen auch nützlich sein.
Wenn Sie viele Zeilen duplizieren müssen, weil sie beispielsweise unterschiedliche Tags haben, sollten Sie die Struktur des Projekts überdenken. Es gibt sicherlich einen schnelleren Weg.
3 - Die Erfassungszeilen bereitstellen
Sobald die Vorlage sauber ist, besteht die Aufgabe darin, die Erfassungszeilen im Tool bereitzustellen. Seien Sie methodisch und sorgfältig, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen. Sie können bei Bedarf die FAQ zur Administrationsseite konsultieren.
4 - Daten in das Tool importieren
Exportieren Sie das leere Erfassungssystem und füllen Sie es anhand der Kundendatei mit einer Excel-Funktion =SVERWEIS() oder manuell aus, wenn dies nicht möglich ist. Lesen Sie den FAQ-Artikel dazu, bevor Sie starten.
5 - Überprüfen Sie, ob der Import korrekt ist
Um sicherzustellen, dass der Import gut verlaufen ist, ist es entscheidend, eine Konsistenzprüfung des Projekts durchzuführen. Vergleichen Sie zunächst in der Analyse die von dem Tool und der Kundendatei enthaltenen Gesamtsummen. Achten Sie darauf, dass das Tool die Werte aufrundet – behalten Sie dies bei Ihrem Vergleich im Hinterkopf. Sobald die Gesamtsummen verglichen wurden, müssen die gesamten Emissionen nach Quellen oder nach Tags betrachtet werden, je nachdem, was einfacher auszuführen ist, basierend auf der Kundendatei.
Wenn diese verschiedenen Werte sehr unterschiedlich sind, suchen Sie nach Fehlern, indem Sie mit den emissionsintensivsten Daten beginnen. Dazu können Sie im Erfassungsteil des Tools nach Emissionen sortieren.
Die Fehler können auf unterschiedliche EF oder auf einen Fehler beim Erstellen der Importdatei zurückzuführen sein. Es ist auch möglich, dass Daten vergessen wurden.
Bitte beachten Sie: Die EF des Tools sind auf drei Dezimalstellen gerundet, was einige minimale Abweichungen erklären kann.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihr CO2-Bilanzprojekt in das Tool Toovalu Impact integriert!