In qualità di Responsabile, hai la possibilità, tramite lil tool, di avvisare direttamente via email i collettori delle diverse fasi chiave del progetto.
Avvio della raccolta
Chiusura della raccolta
Rifiuto di un dato
Vedremo in questo articolo queste diverse fasi e come si articolano in Toovalu Impact.
Lancio della raccolta
Lancio della raccolta
Nell'area "Campagne" dell'area Amministratore, hai la possibilità di avvisare tutti i tuoi collettori dell'apertura della raccolta. Devi andare alla campagna in questione e hai un'icona che indica: "Avvia la raccolta e notifica i tuoi collettori"
A questo punto, prima di avviare la raccolta, lo stato della tua campagna è: "In fase di configurazione"
Significa che la raccolta è in sola lettura. I Responsabili possono continuare a configurare il progetto (aggiunta di entità, creazione di indicatori, ecc..) ma i collettori non potranno inserire valori nella tabella di raccolta.
Una volta cliccato sull'icona, hai 2 soluzioni a tua disposizione:
Puoi deselezionare l'invio di email e così mantenere il controllo sulla comunicazione con i tuoi collettori.
Puoi inviare un'email a tutti i collettori del progetto per avvisarli che la raccolta è aperta e, se lo desideri, puoi personalizzare un messaggio (un modello di email è già previsto e sarà inviato se non inserisci un messaggio personalizzato).
Un link alla pagina di raccolta è automaticamente integrato nell'email ⬇️
Chiusura della raccolta
Chiusura della raccolta
Allo stesso modo dell'avvio della raccolta, puoi avvisare tutti i collettori della fine di questo periodo.
Dovrai recarti nello stesso posto, nell'area "Campagne" dell'area Amministratore.
Troverai la stessa icona, ma per questa volta per chiudere la raccolta.
Ci sono sempre 2 soluzioni che hai a disposizione:
Non selezionare l'invio di email per comunicare direttamente con i tuoi team.
Inviare un'email a tutti i collettori del progetto con la possibilità di personalizzare un messaggio.
Una volta chiusa la raccolta passerà in sola lettura, ovvero i tuoi collettori non potranno più modificare i dati e lo stato della tua campagna passerà a "Raccolta terminata".
💡Da sapere: Il pulsante per avviare e chiudere la raccolta è dinamico con le date che hai specificato nella configurazione della tua campagna.
Significa che se avvii/chiudi la raccolta a date diverse rispetto a quelle inizialmente previste, si aggiusterà automaticamente con le tue azioni grazie a questa icona.
Rifiuto di un dato, con commento del Responsabile
Rifiuto di un dato, con commento del Responsabile
Un altro sistema di notifica si aggiunge a quello di avvio/chiusura della raccolta.
In quanto Responsabile, grazie al nostro modulo di verifica hai la possibilità di convalidare o rifiutare un dato (Modulo di verifica).
D'ora in poi, quando rifiuti un dato, verrà inviata automaticamente un'email alla persona che ha raccolto il dato.
L'email comprende un link diretto alla pagina del dato e la persona potrà trovare il tuo commento se ne hai scritto uno.
ℹ️ Oltre a queste 3 notifiche via email, ecco quelle che saranno automaticamente inviate da noi:
Email di riepilogo settimanale
Ogni lunedì i Responsabili riceveranno uno stato di avanzamento delle campagne aperte che hanno lo stato "In corso di raccolta".
L'email comprende la % di avanzamento e un link al modulo di verifica.Email di riepilogo mensile
Ogni primo del mese tutti i Collettori assegnati a un progetto con una campagna "In corso di raccolta" riceveranno un'email per avvisarli dello stato di avanzamento della raccolta.
Esempio di email di riepilogo mensile ⬇️
⚠️ Queste email di riepilogo settimanali e mensili continueranno ad essere inviate finché non avrai chiuso la tua raccolta ⚠️
ℹ️ Tutti le e-mail saranno inviate nella lingua impostata sul profilo dell'utente. Ad esempio: se in un'azienda hai dei collettori che utilizzano nel tool il Francese e altri l'Inglese, riceveranno rispettivamente le email nella lingua impostata sul loro profilo.
Tuttavia, il messaggio personalizzato che i Responsabili possono inviare con le email di avvio + fine raccolta non sarà tradotto automaticamente. Se desideri inviare un messaggio in Francese e in Inglese, è compito del Responsabile scriverlo in 2 lingue nella stessa finestra.
Ci sono diverse nozioni in questo articolo e bisogna ben distinguere la chiusura di una raccolta e la chiusura di una campagna. Qui parliamo della chiusura della raccolta.
La chiusura di una campagna ha diverse conseguenze sul tuo progetto.
Troverai tutti i dettagli qui 👉 Perché chiudere la mia campagna?