Como Piloto, puede, desde la herramienta, notificar directamente por correo electrónico a los colectores sobre las diferentes etapas clave del proyecto.
Inicio de la recolección
Cierre de la recolección
Rechazo de un dato
Vamos a ver en este artículo estas diferentes etapas y cómo se articulan en Toovalu Impact.
Inicio de la recolección
Inicio de la recolección
Desde el espacio "Campañas" en la parte de administración, puede notificar a todos sus colectores sobre la apertura de la campaña de informes. Debe ir a la campaña en cuestión y tiene un ícono que indica: "Lanzar la campaña de informes y notificar a sus colectores"
En ese momento, antes de lanzar la campaña de informes, el estado de su campaña es: "En curso de configuración"
Es decir, que la campaña está en modo solo lectura. Los Pilotos pueden continuar configurando el proyecto (agregar entidades, crear indicadores, etc.) pero los colectores no podrán ingresar valores en la tabla de informes. pero los recolectores no podrán ingresar valores en la tabla de recolección.
Una vez que haga clic en el ícono, se le presentan 2 soluciones:
Puede desmarcar el envío de correo electrónico y así mantener el control sobre la comunicación con sus colectores.
Puede enviar un correo a todos los colectores del proyecto para avisarles que la campaña de informes está abierta y, si lo desea, puede personalizar un mensaje (ya hay una plantilla de correo prevista que se enviará si no se proporciona un mensaje personalizado).
Un enlace a la campaña de informes se integra automáticamente en el correo ⬇️
Cerrar la recolección
Cerrar la recolección
De la misma manera que al lanzar la campaña de informes, puede notificar a todos los colectores sobre la finalización de este período.
Simplemente debe ir al mismo lugar, en el espacio "Campañas" de la parte de administración.
Encontrará el mismo ícono, pero esta vez para cerrar la campaña de informes.
Siempre hay 2 soluciones que se le presentan:
No marque el envío de correos electrónicos para comunicarse personalmente con sus equipos.
Enviar un correo a todos los colectores del proyecto con la posibilidad de personalizar un mensaje.
Una vez que la campaña de informes está cerrada, pasará a solo lectura, es decir, que sus colectores no podrán modificar los datos y el estado de su campaña pasará a "Colecta terminada".
💡A saber: El botón para lanzar y cerrar la campaña de informes es dinámico con las fechas que ha ingresado en la configuración de su campaña.
Es decir, si lanza/cierra la campaña de informes en fechas diferentes a las inicialmente previstas, se ajustará automáticamente con sus acciones gracias a este ícono.
Rechazo de un dato, con comentario del Piloto
Rechazo de un dato, con comentario del Piloto
Un sistema adicional de notificación se suma al de lanzamiento/cierre de campaña de informes.
Como Piloto, gracias a nuestro módulo de verificación, tiene la posibilidad de validar o rechazar un dato (Módulo de verificación).
De ahora en adelante, cuando rechace un dato, se enviará automáticamente un correo a la persona que recopiló el dato.
El correo incluye un enlace de redirección para llegar directamente a la información y la persona podrá encontrar su comentario si escribió uno.
ℹ️ Además de estas 3 notificaciones por correo, aquí están las que serán enviadas automáticamente por nosotros:
Correo de resumen semanal
Todos los lunes, los Pilotos recibirán un estado de avance de las campañas abiertas que tienen el estado "En curso de recolección".
El correo incluye el % de avance y un enlace de redirección al módulo de verificación.Correo de resumen mensual
Todos los 1ros del mes, todos los colectores asignados a un proyecto con una campaña "En curso de recolección" recibirán un correo para advertirles del estado de avance de la recolección.
Ejemplo de correo electrónico de resumen mensual ⬇️
⚠️ Estos correos de resumen semanales y mensuales continuarán enviándose mientras no cierre su campaña de informes ⚠️
ℹ️ Todos los correos se enviarán en el idioma que esté configurado en el perfil del usuario. Por ejemplo: si en una empresa hay colectores que utilizan, en la herramienta, el Francés y otros el Inglés, entonces recibirán respectivamente los correos en el idioma que esté configurado en su perfil.
Sin embargo, el mensaje personalizado que los Pilotos pueden enviar con los correos de lanzamiento + cierre de campaña no se traducirá automáticamente. Si desea enviar un mensaje en Francés e Inglés, es responsabilidad del Piloto escribirlo en los 2 idiomas en la misma ventana.
Hay varios conceptos en este artículo y se deben distinguir claramente el cierre de una campaña de informes y el cierre de una campaña. Aquí hablamos del cierre de la campaña de informes.
El cierre de una campaña tiene varias consecuencias para su proyecto.
Encontrará todos los detalles aquí 👉 ¿Por qué cerrar mi campaña?