Au niveau de votre organisation, vous avez la possibilité d'ajouter des membres qui seront amenés à utiliser l'outil. Vous pouvez déterminer des permissions afin qu'ils puissent avoir accès, comme vous, à la partie admin, ou alors uniquement à la collecte des données. Vous pouvez également les limiter à la vue d'un ou plusieurs projets, de certaines entités et/ou de tags que vous aurez paramétré en amont.
Tout est détaillé dans cet article:

👉 Comment ajouter des membres à mon organisations ?

Ainsi que celui-ci pour comprendre le rôle des utilisateurs de l'outil:
👉 Les utilisateurs de Toovalu Impact

Dans l'outil, seul les personnes ayant un rôle administrateur ont la possibilité de créer de nouveaux projets pour votre organisation. Il faudra donc contacter votre consultant·e Toovalu pour votre demande.

Pour accéder à vos projets il suffit de cliquer sur le nombre de projet depuis la page d'accueil. Ci-dessous, "1 projet" ⬇️

Ensuite, la première étape sera d'initialiser un référentiel.
Autrement dit, il s'agit de créer la structure de votre projet.

Pour une meilleure lecture des résultats, les données que vous allez collecter doivent être classées dans différentes catégories. Le référentiel permet donc de créer ces catégories à partir de modèles ou de catalogues d'indicateurs que nous vous fournissons.

Nous avons créé un article qui détaille point par point cette étape:

👉 Comment initialiser un référentiel ?

L'initialisation de votre référentiel va automatiquement créer le template de collecte.

Il s'agit du 2nd niveau de hiérarchisation de votre projet, il regroupe l'ensemble des données que vous allez collecter par entité. Ces lignes de collecte sont créées dès que vous aurez initialisé votre référentiel.

​Il ne s'agit pas d'une étape obligatoire, mais si vous souhaitez le personnaliser en ajoutant des données, en modifier ou en supprimer, c'est possible !

👉 ajouter, modifier, supprimer une donnée

Vous pourrez très bien revenir sur cette personnalisation plus tard depuis l'onglet "Template" dans votre projet.
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Pour vous aider dans votre paramétrage, vous pouvez également dupliquer une donnée existante dans votre template. Par exemple, cela est très utile lorsque que vous avez des données identiques mais à collecter à des fréquences différentes.
Ou bien simplement avec le même paramétrage, mais avec un autre libellé.

Les entités sont les éléments auxquelles on vient rattacher les données. C’est le niveau auquel on va venir collecter.

En général, elles seront l'image de votre organisation, mais cela peut ne pas être le cas en fonction de l'analyse que vous voulez réaliser, ou bien du niveau de consolidation auquel vous souhaitez venir collecter la donnée.

Exemple: sur un site vous avez 3 usines.
​Allez-vous venir collecter la donnée au niveau de l'usine ou bien du site ?

Si c'est au niveau de l'usine, il vous faudra 3 entités, sinon une seule suffira.

Pour tout savoir sur la création des entités, c'est par là 👉 Comment ajouter des entités dans mon organisation

Au sein d'un projet vous pouvez avoir plusieurs campagnes. Elle correspondent aux différentes années des exercices.

On vous explique tout ici 👉 Comment ouvrir une nouvelle campagne de collecte ?
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Une fois votre campagne créée, vous verrez une colonne "statut".
Les statuts d'une campagne peuvent jouer un rôle majeur dans l'utilisation de l'outil, nous vous conseillons de lire cet article pour bien comprendre à quoi ils correspondent et ce qu'ils impliquent.
C'est dans cet onglet que vous pourrez lancer une campagne de collecte et ainsi prévenir vos collaborateurs du lancement et/ou de la clôture de celle ci grâce aux notifications par mail intégrées:

👉 Notifications par mail

Nous pouvons définir les tags comme des étiquettes que vous pouvez affecter à des lignes de collecte, des entités ou des indicateurs.

Ils permettent une meilleure analyse des données, et facilitent également le tri pour un gain de temps optimal !

3 articles sont à votre disposition pour bien comprendre les différents type de tags, comment les créer et comment les affecter.

👉 Quelle est la différence entre un tag d'entité, un tag de donnée et un tag d'indicateur ?

👉 Comment créer des tags sur un projet de mon organisation ?

👉 Comment affecter mes tags aux différentes données, entités, ou indicateurs ?

Dans un projet Climat, des tags seront automatiquement créés, nous les appelons tags d'agrégations.
Ils correspondent aux variables qui permettent de calculer 3 indicateurs qui seront paramétrés par défaut dans votre projet.

Les indicateurs en questions sont :

Pour tout savoir sur les tags d'agrégations c'est par ici: Les tags d'agrégations

Pour vos projets, il peut être pertinent de créer plusieurs indicateurs afin de faciliter la lecture de vos données collectées.
Il existe 3 types d'indicateurs dans l'outil:
-L'indicateur en nombre 👉Paramétrage des indicateurs

-Le diagramme circulaire 👉 Comment créer un indicateur diagramme circulaire ?

-L'histogramme en barre 👉 Comment créer un indicateur histogramme en barre ou barre empilée ?

L'ensemble des indicateurs que vous allez créés seront disponibles dans le module Analyse de l'outil.
Ils sont rangés dans l'onglet "Bibliothèque" avec les indicateurs par défauts que nous avons présentés dans la section Tags.